近日，湖北省枝江市农业局档案管理晋升省一级工作顺利通过验收，完善了档案管理体系、规范了档案基础业务、改善了档案软硬件设施，档案管理工作达到了省一级要求。
 

该局主要领导对档案工作非常重视，多次召开办公会议，就升级筹备工作做出安排部署，在资金、人员安排等方面给予倾斜，分管机关工作的领导多次组织专班人员研究具体事项，指导档案工作，及时为升级工作排忧解难。特别是他们为全国优秀共产党员李文英、全国劳动模范赵爱玲建立了实物档案专柜，专柜里摆满了荣誉证书、奖章、奖杯，以此弘扬劳模的敬业奉献精神、传递正能量，全面推进“三农”工作。
 

他们按照工作要求及时充实了兼职档案资料员，明确了岗位职责，使档案管理网络纵向到底、横向到边、纲目有序。制定了档案升级达标工作实施方案，明确了具体的责任人、任务及时间要求，定期进行检查，确保了各项准备工作有条不紊地推进落实。
 

该局综合档案室结合农业生产工作和档案管理要求，修订了“三合一”制度，确定专业档案整理归档标准及操作程序要求，并按照方案要求，将任务落实到档案专班人员；在档案专班全体人员的共同努力下，经过6个多月的集中整理，圆满完成了各项档案的归档任务。
 

他们积极争取市档案行政管理部门以及上级业务部门的支持。市档案局对该局机关档案升级工作非常重视，现场指导升级筹备工作，帮助解决工作中遇到的技术难题，促进了争创省一级工作的顺利开展。组织档案整理专班人员到已升省一级以上的单位枝江市地税局、枝江市国税局、枝江市计生局参观学习，开阔视野，进一步理顺了工作思路，坚定了争创省一级的信心。
 

该局对室藏档案中不合规范要求的档案进行了技术性整改，重点对文书归档文件填写项目进行重填、盖印，确保外观爽目整齐划一；对历年会计凭证、帐簿档案进行了重新编写档号；对照片档案重新进行了上卷整理，规范了照片说明等；对重要文件在归档时一并将其转化为电子档案，进行备份；对有些门类档案不齐全问题，采取得力措施进行了补充归档。
 

由于室藏档案量大、期限长，以前档案卷盒规格不一，相当一部分档案盒出现变形或损坏，且脊背、类目章、期限章著录不规范，我们更换了原所有的1000多个卷盒，并统一了卷盒脊背格式、标识有关填写说明。这项基础性工作耗时1个多月，经过整改完善，各门类档案达到了排列美观、整齐划一、标识规范的要求。
 

他们对各门类档案进行了条目式录入，共录入10276 条，并对近10年的文书归档文件进行全文管理，共2137条，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。加快了档案信息化建设步伐，为创建数字化档案室创造了良好环境。
 

该局按照上级机关和档案管理部门的要求，根据《中华人民共和国档案法》，《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》的有关规定，结合实际，先后修订完善了《档案人员岗位责任制》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计工作制度》、《档案移交制度》、《分类方案、 归档范围、保管期限表》（即“三合一”制度）等制度，并将相关制度上墙，确保档案管理有章可循，按章办事，同时严格责任考核奖惩兑现，提高了制度执行效果。
 

他们投资12.5万元对硬件设施和档案案卷质量进行改进，现有档案库房80平方米，并与荣誉展览室分设。购置了档案专用计算机、打印机、数码相机、扫描仪，档案 库房配有档案密集架3组8列，配备了空调、防光窗帘、去湿机、温湿度计、防磁柜、灭火器等，并安装有全天24小时的安全监控报警系统，为档案管理基础建设 提供强有力的硬件保障。
 

该局在搞好日常档案阅览服务的基础上，注重档案资源的开发利用，对档案信息进行二次加工，编纂实用的参考资料，主动提供利用。先后编制了《全宗介绍》、《大事记》、《组织沿革》等适用性较强的资料。
 

他们及时为使用者提供档案信息服务，开展现场查、来函代查、出具档案证明、专题查询等多种形式的服务工作。同时，充分发挥档案服务功效，为科学指导农业生产工作，创造了良好的社会效益。如原退休已逝职工胡某的家属，由于财产纠纷向法院提起上诉。为了配合法院给双方当事人提供有力证据，调解纠纷，彼此合法的继承财产，2011年5月下旬，枝江市人民法院在该局档案室查阅1996-2002年会计档案凭证类关于胡某与现任妻子婚后的收入及购买房屋证明材料。该局严格执行保密规定，征得分管领导同意后，做好档案查询登记，由档案人员查询、复印、并送办公室盖章。通过查阅此档案材料，解决了当事人双方的财产纠纷，充分发挥了档案的凭证作用。档案资源利用功能日益凸显，使档案的价值得到充分发挥，产生了社会效益。（刘卫东）